Senior Implementation Manager - Bilingual

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At Iron Mountain we know that work, when done well, makes a positive impact for our customers, our employees, and our planet. That’s why we need smart, committed people to join us. Whether you’re looking to start your career or make a change, talk to us and see how you can elevate the power of your work at Iron Mountain.

We provide expert, sustainable solutions in records and information management, digital transformation services, data centers, asset lifecycle management, and fine art storage, handling, and logistics. We proudly partner every day with our 225,000 customers around the world to preserve their invaluable artifacts, extract more from their inventory, and protect their data privacy in innovative and socially responsible ways.

Are you curious about being part of our growth stor​y while evolving your skills in a culture that will welcome your unique contributions? If so, let's start the conversation.

Gestionnaire Principal de la mise en œuvre

L’équipe Solutions numériques d’Iron Mountain aide les clients tout au long de leur parcours de transformation numérique. Les opérations d’imagerie convertissent les documents physiques en actifs numériques et extraient également des données du contenu numérique pour soutenir les processus commerciaux des clients.

Nous recherchons un Gestionnaire principal de la mise en œuvre pour superviser la livraison et la mise en œuvre de bout en bout des solutions DS pour les clients nouveaux et existants, garantissant que les projets alloués sont suivis, gérés et finalement mis en œuvre.

Résumé du poste:

Le responsable principal de la mise en œuvre travaille directement avec les équipes commerciales et internes des clients pour mettre en œuvre des solutions de gestion des processus d’affaires. Faire preuve d'un excellent leadership et d'un excellent travail d'équipe est essentiel pour garantir que les modèles d'engagement sont suivis et que toutes les parties concernées sont régulièrement informées de l'avancement du projet.

Un aspect clé du rôle est la communication efficace au-delà des frontières internes et externes, sans exception, garantissant la clarté sur la gestion de la charge de travail, la portée, les livrables, les activités et les délais. Il /elle doit également participer à la planification et à la gestion du déploiement des projets internes d'efficacité et de normes du département, selon les besoins.

En fin de compte,il/ elle est responsable de la planification et de la mise en œuvre d'un programme DS réussi et de la transition transparente du client vers les opérations sur le terrain et le support technique avec des procédures de remontée d'informations établies.

Fonctions essentielles du poste :

Gestion de projet

  • Responsable de la direction des programmes de mise en œuvre de solutions techniques très complexes et multiservices au niveau de l'entreprise pour les clients DS. Les tâches comprennent : définir des attentes réalistes, développer une méthodologie et une stratégie de mise en œuvre, élaborer un plan détaillé pour soutenir la stratégie, rendre compte de l'état d'avancement et exécuter le plan.
  • Gèrer une équipe de projet matricielle comprenant différents domaines internes en fonction des exigences du projet et travailler directement avec la gestion de projet des clients
  • S'assurer que les exigences des parties prenantes internes sont respectées, y compris les objectifs de performance, de qualité et de finance.
  • Veiller a la mise en place d’un cadre qui fournit des rapports périodiques précis la qualité et la conformité du projet, conformément aux exigences de la direction
  • Responsable d'assurer le bon niveau de ressources disponibles pour les projets qui nécessitent un soutien grâce à l'équilibrage de charge entre les ressources temporaires et permanentes. Chercher également à utiliser les « talents » au sein de l’organisation
  • Fournir des informations relatives au projet, si nécessaire, pour la planification de l'efficacité des processus et/ou la création de rapports
  • Grâce à un leadership efficace, favoriser l'excellence dans la gestion de projet en travaillant soit avec la méthodologie de gestion de projet d'Iron Mountain, soit avec des pratiques reconnues
  • Responsable de l'escalade si nécessaire et de travailler en étroite collaboration avec les principales parties prenantes pour garantir que les objectifs du département sont atteints et que les problèmes potentiels sont résolus
  • Si les programmes l'exigent, impliquer les PME et gérer le processus et la documentation du plan de continuité des activités ou du plan de reprise après sinistre requis par le contrat, y compris les plans de test pour les tests simulés et/ou en direct

Communication

  • Servir de liaison avec les districts/divisions pour garantir que les ressources appropriées sont disponibles ainsi que pour résoudre les problèmes opérationnels qui peuvent survenir
  • Gèrer les clients via un processus de contrôle des changements du système comprenant l'analyse du niveau d'effort et la mise en œuvre des changements
  • Assurer une communication efficace et rapide entre les membres de l'équipe de projet (à durée déterminée et temporaire) - internes et externes en utilisant des communications formelles et le respect de la stratégie d’établissement de rapports.
  • Être le principal point de contact central, quotidien, pour les clients et les ressources internes afin d'assurer la continuité des messages, de la portée, du calendrier, des risques et des rapports sur les performances pendant les phases du projet telles que définies par le modèle d'engagement global
  • Avoir une expérience dans l'interface et la gestion des relations avec les clients au niveau VP et supérieur
  • Organiser et diriger des réunions au niveau du projet et au niveau de la direction avec les équipes internes et les équipes des clients, y compris les parties prenantes au niveau de la direction, pour faciliter les communications ouvertes et l'avancement du projet

Expertise technique

  • Développer des plans de projet techniques détaillés en utilisant divers outils de planification pour toutes les phases du projet
  • Élaborer et documenter les spécifications détaillées de conception du système, les exigences techniques du projet et les diagrammes de conception fonctionnelle du système
  • Agir en tant que responsable de l'assurance qualité pour le système DS, responsable de la solution globale et de la qualité du système
  • Diriger le développement d'outils et d'améliorations pour standardiser et automatiser les processus et procédures d'intégration des clients et les procédures opérationnelles
  • Développer des flux de travail internes et externes ainsi que les documents de formation associés
  • Participer à la formation des opérations locales sur le terrain pour mettre en œuvre et servir les clients. Cette formation peut inclure des révisions de rapports, des révisions de sites, des révisions de services, etc.
  • Assister les clients dans le développement des communications internes pour éduquer et former la communauté des utilisateurs du client

Connaissances fonctionnelles, aptitudes et compétences :

  • 5 à 7 ans d'expérience en gestion de projet dans un environnement matriciel et multi-projets
  • 3 à 5 ans d'expérience dans la gestion de la mise en œuvre de systèmes hautement techniques, BPO, hébergés ou similaires au niveau de l'entreprise ;
  • Doit être capable de parler et d'écrire l'anglais et le français.
  • License en gestion ou dans un domaine connexe, de préférence ou expérience de travail équivalente
  • Solides compétences informatiques. Doit maîtriser Google Mail, Google Calendar, Google Meet et avoir la capacité de maîtriser rapidement les produits Digital Solution. (Expérience Smartsheet préférée)
  • Capacité à comprendre rapidement les outils requis par les clients pour la gestion de projet et les communications qui peuvent ne pas figurer sur la plate-forme standard IRM
  • Capacité à prioriser et à exécuter efficacement des tâches dans un environnement à haute pression
  • Doit posséder d'excellentes compétences en communication écrite et verbale claires, de niveau exécutif, bien ciblées en fonction du niveau de public à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation
  • Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et dans un environnement collaboratif axé sur l'équipe
  • Bon niveau d'empathie, d'écoute active et capacité à gérer les conflits
  • Doit avoir démontré sa capacité à prendre des décisions indépendantes, à soutenir de grands groupes de clients et à gérer des projets très visibles
  • Doit être capable d'exécuter le travail efficacement par des canaux formels et informels et de faire preuve d'une large compréhension des pratiques et politiques commerciales
  • Adaptabilité Culturelle

Souhaitable:

  • Certification PMP préférée
  • Expérience avec les processus du cycle de vie du développement logiciel (SDLC)
  • Expérience avec les projets de numérisation Kofax Capture, Kofax KTM, Globalscape
  • Expérience en gestion de l'information (DMS, ECM, Workflow Automation, BPM, A/P, Intelligent Document Processing, etc.)
  • Une expérience dans le secteur de l'externalisation, du SaaS ou des solutions hébergées est un plus

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Iron Mountain’s Digital Solutions team helps lead customers along their Digital Transformation journey. The imaging operations convert physical documents into digital assets and also extract data from digital content to support customer’s business processes.

We are seeking a Senior Implementation Manager to oversee the end to end delivery and implementation of DS solutions for new and existing customers ensuring allocated projects are tracked, managed and ultimately implemented.

Job Summary:

The Sr. Implementation Manager works directly with customer business and internal teams to implement business process management solutions. Demonstrating excellent leadership and teamwork is essential to ensure engagement models are followed and all relevant parties are updated on project progress regularly.

A key aspect of the role is the effective communication across internal and external boundaries without exception ensuring clarity on workload management, scope, deliverables, activities and timescales. Also required to participate in planning and deployment management of internal departmental efficiency and standards projects as required

Ultimately, responsible for planning and delivering a successful DS program and seamlessly transitioning the customer to field operations and Help Desk support with established escalation procedures.

Essential Job Functions:

Project Management

  • Responsible for leading implementation programs of highly complex, multi-service line, enterprise level technical solutions for DS customers. Duties include: setting realistic expectations, developing implementation methodology and strategy, developing a detailed plan to support the strategy, reporting status and executing the plan.
  • Manages a matrixed project team including different internal areas based on the project requirements and also works directly with customer project management
  • Ensures internal stakeholder requirements are met including performance, quality, and financial goals
  • Accountable for ensuring a framework is in place which delivers timely and accurate periodic reporting on project milestones, quality and compliance as directed by management requirements.
  • Accountable for ensuring the right level of resource available for projects which require support through load balancing between temporary and permanent resources. Also look to utilize ‘Talent’ within the organization
  • Provide project related information as needed, for process efficiency planning, and/or reporting
  • Through effective leadership, drive excellence in Project Management by working with either Iron Mountain Project Management Methodology or recognized practice
  • Responsible for escalating where necessary and working closely with key stakeholders to ensure departmental targets are achieved and potential issues are resolved
  • If required on programs, engage SMEs and manage contractually required Business Continuity Plan or Disaster Recovery Plan process and documentation creation, including test plans for simulated and/or live testing

Communication

  • Serves as a liaison with districts/division to ensure that proper resources are available along with troubleshooting operational issues that may arise
  • Manages customers through a system Change Control process including level of effort analysis and change implementation.
  • Ensure effective and timely communication between members of the project team (fixed term and temporary) – internal and external by use of formal communications and reporting strategy adherence.
  • Is the primary, day to day, central point of contact for customer and internal resources to provide continuity in messaging, scope, schedule, risks, and performance reporting during project phases as defined by the overall engagement model.
  • Experience interfacing and managing customer relationships at the VP and above level.
  • Hosts and leads project level and steering level meetings with internal and customer teams, including executive level stakeholders, to assist with open communications and project progress

Technical Expertise

  • Develops detailed technical project plans utilizing various scheduling tools for all project phases.
  • Develops and documents detailed system design specifications, technical project requirements and system functional design diagrams
  • Serves as the Quality Assurance lead for the DS system, responsible for the overall solution and system quality.
  • Lead the development of tools and enhancements to standardize and automate processes and procedures for onboarding customers and operating procedures
  • Develops internal and external workflows along with associated training documents.
  • Assists with the training of local field operations to implement and service customers. This training may include report reviews, site reviews, service review, etc
  • Assists customers in the development of internal communications to educate and train the customer’s user community

Functional Knowledge Skills & Competencies:

  • 5-7 plus years of project management experience in a matrix and multi-project environment.
  • 3-5 plus years of experience managing implementations of highly technical, enterprise level BPO, Hosted, or similar systems;
  • Bachelor’s degree in Management or related field preferred or equivalent work experience.
  • Strong computer skills. Must be proficient with Google Mail, Google Calendar, Google Meet, and have the ability to quickly become proficient with Digital Solution products. (Smartsheet experience preferred)
  • Ability to quickly understand tools required by customers to use for project management and communications that may not be on the IRM standard platform.
  • Ability to effectively prioritize and execute tasks in a high pressure environment
  • Must have clear, executive level, excellent written and verbal communications skills – well targeted based on the level of audience within and outside the organization.
  • Ability to work both independently and in a team-oriented, collaborative environment
  • Good level of empathy, active listening and ability to manage conflicts.
  • Must have demonstrated ability for independent decision making, supporting large customer groups, and managing highly visible projects.
  • Must be able to deliver work efficiently through formal and informal channels and display broad understanding of business practices and policies.

Desirable:

  • PMP Certification preferred.
  • Experience with Software Development Life Cycle (SDLC) processes
  • Experience with scanning projects Kofax Capture, Kofax KTM, Globalscape.
  • Experience with information management (DMS, ECM, Workflow Automation, BPM, A/P, Intelligent Document Processing, etc.).
  • Experience within the outsourcing, SaaS, or hosted solutions industry is a plus.
  • Must be able to speak & write English & French

Category: Operations Group

Iron Mountain is committed to a policy of equal employment opportunity. We recruit and hire applicants without regard to race, color, religion, sex (including pregnancy), national origin, disability, age, sexual orientation, veteran status, genetic information, gender identity, gender expression, or any other factor prohibited by law.

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Requisition: J0070610

LeadFlex Job ID: 264546

External ID: J0070610

ATS Tracking ID: 6615

Vendor ID: 6615

Post Date: 04/15/2024

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